GESCHÄFTSORDNUNG des VORSTANDES des Mukoviszidose e.V. Leipzig

 

A.Präambel

Diese Geschäftsordnung gilt gemäß § 8 Absatz 1 der Satzung für den Vorstand. Sie regelt die interne Arbeitsweise und die Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands. Die satzungsrechtlichen Vorschriften über die Vertretung nach außen bleiben unberührt. Zur besseren Lesbarkeit werden Personen und Funktionen (Vorstand, Mitarbeiter) in einer neutralen Form angesprochen, wobei alle Geschlechter gleichberechtigt gemeint sind.

B. Verfahrensfragen

§1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand geändert werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.

(2) Für die Beschlussfassung über Änderungen dieser Geschäftsordnung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder erforderlich. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.

C.Zuständigkeit und Verantwortung

§2 Verhältnis von Gesamtvorstand, geschäftsführendem Vorstand und Geschäftsführer

(1) Der Vorstand besteht aus sieben natürlichen Personen. Gemeinsam bilden sie den Gesamtvorstand.

(2) Gemäß § 7 Absatz 5 der Satzung wählt die Mitgliederversammlung im Anschluss an die Wahl mit einfacher Stimmenmehrheit aus seiner Mitte den Vorstandsvorsitzenden sowie den 1.und 2. Stellvertretenden Vorsitzenden.

(3) Die drei Vorsitzenden bilden den geschäftsführenden Vorstand, der zugleich Vorstand im Sinne des § 26 BGB ist. Gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung sind jeweils zwei Mitglieder des geschäfts-führenden Vorstandes gemeinsam vertretungsberechtigt.

(4) Geschäftsführer kann einberufen werden, dann gilt dieser Absatz. [Der Gesamtvorstand bestellt einen Geschäftsführer; gleiches gilt für die Abberufung. Der Geschäftsführer darf nicht gleichzeitig Mitglied des Vorstandes sein. Er tritt als Erfüllungsgehilfe im Sinne des § 278 BGB auf. Der Geschäftsführer führt die laufenden Geschäfte des Vereins unter Berücksichtigung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und im Rahmen der ihm vom Vorstandübertragenen Aufgaben und Befugnisse. Er nimmt regelhaft an den Vorstandssitzungen teil. Gegenüber dem Vorstand besteht Rechenschaftspflicht.]

§3 Grundsätze

(1)Alle Vorstandsmitglieder wirken an der Geschäftsführung durch gemeinsame Beratung und Beschlussfassung mit. Davon abweichend sind einzelne Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrerZuständigkeit gemäß § 4 zu Entscheidungen und Maßnahmen berechtigt.

(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen.

(3) Der Vorstand bleibt vorbehaltlich der in § 4 genannten Aufgabenverteilung für alle Entschei-dungen gesamtverantwortlich. 

§ 4 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

(1) Der Vorstand hat intern folgende besondere Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung beschlossen. Der Grundsatz in § 3 Absatz 1 Satz 1 bleibt hiervon unberührt:

  • a) Tritt in Kraft wenn § 2 Absatz 4 wirksam wird. [Der Geschäftsführende Vorstand ist disziplinarischer Vorgesetzter des Geschäftsführers sowie der Mitarbeiter der Geschäftsstelle. In diesem Zusammenhang liegt bei ihm auch die allgemeine Personalverantwortung (Einstellung, Entlohnung, Arbeitsverträge).]
  • b) Der Geschäftsführende Vorstand ist zuständig für folgende Bereiche und hat in diesen eine eigenständige Entscheidungsbefugnis, wenn das jeweilige Rechtsgeschäft sich im Rahmen des Haushaltsplanes bewegt und den Wert von 1.000 € Brutto nicht überschreitet:  Anschaffung von Wirtschaftsgütern  Beauftragung von Dienstleistern  Vertragsabschlüsse  Geschäfte der laufenden Verwaltung
  • c) Der Gesamtvorstand ist jeweils in der nächsten Sitzung zu informieren. Fragen von grundsätzlicher Bedeutung bleiben der Zuständigkeit des Gesamtvorstandes vorbehalten.

(2) Darüber hinaus wurden intern folgende Einzelzuständigkeiten festgelegt:

  • a) Vorsitzender: Dem Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination der Tätigkeit des Gesamtvorstandes wie des geschäftsführenden Vorstandes. Er plant die Sitzungen und ist für die interne Koordination anfallender Aufgaben zuständig. Der Vorstandsvorsitzende ist außerdem Ansprechpartner der Öffentlichkeits- und Pressearbeit.
  • b) Stellvertretende Vorsitzende: Die stellvertretenden Vorsitzenden unterstützen den Vorsitzenden bei seinen Aufgaben. Im Rahmen dieser Zuständigkeit sind sie gleichberechtigt tätig. Ihnen obliegt die Betreuung und Aktualisierung der Mitgliederdaten und neu Anträge. (Personelle Daten, Übermittlung)
  • c) Kassenwart: Dem Kassenwart obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die laufende Kontrolle der Buch- und Kontenführung sowie die Begleitung der jährlichen Rechnungsprüfung. Ist der Kassenwart nicht gleichzeitig Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes, nimmt er auf Einladung an dessen Sitzungen teil.

§5 Geschäftsplanmäßige Vertretung

(1) Kann ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes seine Aufgaben aufgrund von Abwesenheit, Krankheit o. Ä. nicht wahrnehmen, gilt folgende Vertretungsregelung: Der Vorsitzende wird durch den ersten stellvertretenden Vorsitzenden vertreten. Die beiden stellvertretenden Vorsitzenden vertreten sich gegebenenfalls gegenseitig. Der Vorstand ist über die voraus-sichtliche Dauer der Vertretung zu informieren.

(2) Sofern die Vertretung für einen vorübergehenden Zeitraum, dessen Ende absehbar ist, übernommen wird, ist das Nachrücken eines anderen Vorstandsmitgliedes in den Geschäftsführenden Vorstand nicht vorgesehen.

D. Einberufung von Vorstandssitzungen

§ 6 Sitzungsorganisation

(1) Sitzungen des Gesamtvorstandes finden mindestens aller zwei Monate je Kalenderjahr statt und werden entweder als Präsenzsitzung oder als Telefon-/Videokonferenz durchgeführt.

(2) In dringenden Fällen kann auf Verlangen von mindestens einem Vorstandsmitglied eine außerordentliche Sitzung oder Telefonkonferenz des Gesamtvorstandes stattfinden.

(3)Die Organisation der Sitzung obliegt dem Vorstands-vorsitzenden/Geschäftsführer. [In Absprache mit dem Vorstands-vorsitzenden] Er beruft schriftlich oder per Mail unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung die Sitzungen ein.

(4)Über die Ergebnisse und gefassten Beschlüsse ist der Gesamtvorstand jeweils zeitnah per formloser Mitteilung via Mail in Kenntnis zu setzen.

§ 7 Ladungsfrist

(1) Die Ladungsfrist beträgt mindestens 7 Tage.

(2) In dringenden Fällen kann auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichtet werden.

E. Durchführung von Vorstandssitzungen

§ 8 Tagesordnung

Die Tagesordnung wird vom Vorstands-vorsitzenden/[Geschäftsführer in Absprache mit dem Vorsitzenden] erstellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind in die Tagesordnung aufzunehmen. Sie enthält damit alle Anträge, die jeweils fristgerecht vorgelegt wurden. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf verändert werden.

§ 9 Sitzungsleitung

Dem Vorsitzenden obliegt die Sitzungsleitung bzw. die Entscheidung über die Delegation selbiger. Im Fall der Delegation der Sitzungsleitung ist diese regelhaft vorab mit Bekanntgabe der Tagesordnung mitzuteilen. Der Sitzungsleiter bestimmt die Reihenfolge, in der die Gegenstände der Tagesordnung behandelt werden, und die Folge der Abstimmungen. Die Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder kann beschließen, die Beratung und Beschlussfassung zu einzelnen Punkten der Tagesordnung zu vertagen.

§ 10 Befangenheit an Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand ohne Stimme des betroffenen Vorstandsmitglieds.

§ 11 Beschlussfassung

(1) Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen oder mündlich, sofern nichts Anderes beschlossen wird.

(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder gemäß § 8. Absatz 11 und 12, eingeladen sind und mindestens die Hälfte der Mitglieder in der Sitzung/Telefon-/Videokonferenz anwesend ist. Abwesende Mitglieder können ihre Stimmen schriftlich, per eMail oder per Telefax abgeben. Sie können sich auch durch schriftliche Vollmacht, die vorgelegt und als Anhang zum Protokoll genommen wird, durch ein anderes Vorstandsmitglied vertreten lassen.

(3) Der Vorstand beschließt in Sitzungen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, außerhalb von Sitzungen mit einfacher Mehrheit seiner Mitglieder. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden des Vorstands den Ausschlag. 

(4) Auf Anordnung des Vorsitzenden des Vorstands können Beschlüsse auch außerhalb von Sitzungen durch schriftliche bzw. per eMail oder Fax übermittelte Stimmabgabe gefasst werden, wenn kein Mitglied des Vorstands diesem Verfahren widerspricht.

§ 12 Protokoll

(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist – regelhaft vom Protokollführer/Geschäftsführer - ein Protokoll anzufertigen, das vom Sitzungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist.

(2) Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf.

(3) Einwendungen gegen das Protokoll sind innerhalb von 14 Tagen nach Übermittlung schriftlich oder per eMail dem Geschäftsführer zur Kenntnis zu bringen. Im Falle eines Einspruchs wird das Protokoll in der nächsten Vorstandssitzung beraten und verabschiedet.

F. Beteiligung Dritter

§ 13 Öffentlichkeit

Die Vorstandssitzungen sind öffentlich. Alle Beteiligten verpflichten sich insoweit, hinsichtlich der Unterlagen und des Sitzungsverlaufes Vertraulichkeit zu wahren.

§ 14 Teilnahme von Nicht-Vorstandsmitgliedern an den Vorstandssitzungen

(1) Der Vorstand kann zu seiner Unterstützung themenbezogenen Fachexperten zu einzelnen Vorstandssitzungen oder Tagesordnungspunkten einladen.

(2) Die Berufung erfolgt nach Bedarf. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.

(3) Ist vom Vorstand ein Rechtsberater benannt, kann dieser zu Sitzungen des Gesamtvorstandes oder zu einzelnen Themen dieser Sitzung geladen werden.

G. Geltung

§ 15 Inkraftreten

(1) Diese Geschäftsordnung ist den Mitgliedern bekanntzugeben. Zu diesem Zweck wird die jeweils aktuelle Fassung im Mitgliederbereich der Verbandshomepage hinterlegt.

(2) Diese Geschäftsordnung des Vorstandes tritt mit Wirkung vom 1. August 2020 in Kraft. Sie gilt – unabhängig von Wahlen oder sonstigen personellen Veränderungen im Vorstand – bis zu ihrer Änderung durch den Vorstand. Allen Vorständen ist bei Amtsübernahme diese Geschäftsordnung durch den Geschäftsführer zur Kenntnis zu geben.